When SaaS Users are created (Creating New RTA Users ) on RTA Web, their user profile requests a “Role”. Below is a breakdown chart of those Below is a breakdown chart of each level of role permissions. Multiple roles can be assigned to a single user as needed.
...
Access Right
...
Admin
...
Facility Admin
...
Refer to User Groups and Creating New Users for more information on how these work and are added to user profiles.
Access Areas | Parts Manager | Report Admin | Data Admin | Parts Technician | Lead Technician | Technician | Data Admin | Fleet Coordinator | Shop Manager | Report User AdminReport Admin | Driver | Report User Admin | Parts Manager | Parts Technician | Driver | ||||||||||||||||||||||||||
Pull API Data | X |
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View Dashboards | X | X |
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| X | X |
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Add Driver ReportsAdmin | Facility Admin | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Admin | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Groups | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Groups | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delete Groups | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Groups | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Groups | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Users | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Users | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delete Users | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Users | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Manage Licensing | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Users | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Reset Password Options | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
XIntegration | X |
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Add Integrations | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delete Driver ReportsIntegrations | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Integrations | X |
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Edit Driver ReportsIntegrations | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Report Writer | X | X |
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| View Driver X | |||||||||||||||||||||||||||||
Create Standard Reports | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Created Advanced Reports | X |
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| X Add Facility | X |
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Delete Facility | X |
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Manage Facility | X | X |
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View Facility | X |
| X |
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| X | X |
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| X |
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Edit Fleet Success Scorecard | X |
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| X |
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View Fleet Success Scorecard | X |
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| X |
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Add Integrations | X |
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Delete Integrations | X |
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Manage Integrations | X |
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View Integrations | X |
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Edit Part Inventory Levels | X |
| X |
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| X | X |
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Edit Part Price | X |
| X | X |
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| X | X |
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Add Part Quantity | X |
| X |
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| X | X |
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Edit Part Quantity | X |
| X |
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| X | X |
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Edit Part Tags | X |
| X |
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| X | X |
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Manage User Licensing | X |
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Manage Vehicle Inspections | X | X | X | X | X |
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View Vehicle Inspections | Create Express Reports | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Adhoc Report Writer | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fleet Success | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FSS View Summary Charts | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FSS View Tabular Charts | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FSS Edit Settings | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Master/Setup | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Facilities | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Facility Information | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Facilities | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delete Facilities | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Facilities | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Configurations | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Manage Configurations | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Parts | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Parts Management | X | X | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Parts | X | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Parts | X | X | X | X | X | X | X | X |
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Access Paperless Shop | Delete Parts | X | X | X | X | X | X |
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Override Paperless Shop Edit Part Vendors | X | X |
| X | X | X |
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| Add Parts | X | X | ||||||||||||||||||||||||
XInventory | X | X |
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| X | X |
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Delete Parts Add Part Qty | X | X | X | X |
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Access Part Tag Options | X | X |
| Update Parts | X | X X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Part Qty | X | X |
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| X | X |
| View Parts | |||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Alt Part # | X | X | X | X X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Price Parts | X |
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| X | X |
| Edit User Password | X |
| X |
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| X |
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| View Purchase Orders | X | X |
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Fuel Management | X | X | X | X | X |
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Add Quick Enter Fuel Transactions | X | X | X | X | X |
| X |
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| X | |||||||||||||||||||||||||||||
View Quick Access Fuel Entry | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Work Orders | X |
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| Create RTA Web Reports | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Work Order Management | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| Access Work Orders | X | X | X |
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| View Advanced Reports | X | X |
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| X |
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| View Standard Reports | X | X |
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Edit Work Orders | X | X | X |
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| View Reports | X | X |
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Create Work Orders | X | X |
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| Add User Roles | X |
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| Delete User Roles | X |
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Edit User Roles | X |
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View User Roles | X |
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View Shifts | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delete Work Order Lines | X | X | X | X | X |
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| View Technician Jobs | |||||||||||||||||||||||||||
Edit Work Order Notes | X | X | X | X | X | X |
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| Edit Tool Checkout | |||||||||||||||||||||||||||
Edit Closed Work Order Lines | X | X | X | X | X |
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Add Users | X |
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Delete Users | X |
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Manage Users | X |
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| X |
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View Users | X |
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Update Vehicles | X | X |
| X | X |
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Update Vehicle Odometer | X | X |
| X | X |
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| X | ||||||||||||||||||||||||||||
Update Vehicle Status | X | X |
| X | X |
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View Vehicles | X | X |
| X | X |
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| X | ||||||||||||||||||||||||||||
Edit Vehicles Reopen Closed Work Order Lines | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Delete Work Orders | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reopen Closed Work Orders | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Work Order Meter | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Work Order Lines | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Change Vehicle Facility | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Close Work Order Lines | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Plan Work Order Lines | X | X | X | X | X |
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Close Work Orders | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Add Work OrdersWork Order Audit Management | X | X | X | X | X | X |
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| Add Access Audit Work Order LinesInfo | X | X | X | X | X | X |
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Edit Audit Purchase Order AuditNumber | X |
| X | X | X |
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| X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||
View Work Order AuditPosting | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Post Parts | X | X | X |
| X | X | X |
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Close Work Orders Post Miscellaneous | X | X | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
Post Outside Tires | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Post Labor | X |
| Close Work Order Lines X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Post Outside Parts | X | X | X | X | X |
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| Defer Work Order Lines X | ||||||||||||||||||||||||||||
Reverse Work Order Posting | X | X | X | X | X |
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| Delete Work Orders X | |||||||||||||||||||||||||||
Post Non-File Parts | X | X | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
Post Outside Labor | X | X | X | X |
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| Edit Work Orders Post Warranty Credits | X | X | X | X | X | X |
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Edit Closed Work Order Lines Edit Estimated Hours | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Post Tires | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Templates | X |
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| Edit Work Order Labor | X | X |
| X | X | X |
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| Manage Access Template Work Orders | X | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Driver Reports | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Driver Reports | X | X |
| Edit Work Order Meter X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Add Driver Reports | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Driver Reports | X |
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| Edit Work Order Notes | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||
Delete Driver Reports | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Shop | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Shop Management | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Shop |
| Post Work Order Labor X | X | X |
| X | X | X |
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| Post Work Order Misc | X | |||||||||||||||||||||||
End Technician Shift | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Tool Checkout |
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| X | X | X | X |
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Post Work Order Non-File Parts Access Shop Management Features | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
View Assign Jobs | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Assign Jobs |
| X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Allow Employee Time Override in Shop | X | X |
| Post Work Order Outside Labor | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
Edit Technician Inspections | X | X | X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Access Technician Inspections | X | X | X |
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| Post Work Order Outside Parts X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Vehicles | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
View Vehicles | X | X | X | X | X |
| Post Work Order Outside Tires | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Update Vehicles | X | X | X |
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| Post Work Order Parts | X | ||||||||||||||||||||||||||||
Update Vehicle Meters | X | X | X |
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| X | X |
| Reverse Work Order Part Postings | ||||||||||||||||||||||||||||||
Update Vehicle Status | X |
| X | X | X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Purchasing |
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| X | X | X |
| Post Work Order Tires | X | |||||||||||||||||||||||||||||||
Purchase Orders | X | X | X |
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| Post Work Order Warranty Credits | X | |||||||||||||||||||||||||||||
Access POs | X | X | X |
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| X | X |
| Reopen Work Orders | X |
| X | X |
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Reopen Work Order Lines Allow Reverse PO Receipts | X | X | X | X | X |
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Restore Work Order Lines Add Purchase Orders | X | X | X | X |
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Edit Work Order Templates Delete Purchase Orders | X |
| X | X | X X | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Receive Parts | X |
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| Change Work Order Facility | X |
| X | X | X |
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View Work Edit Purchase Orders | X | X | X | X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Receive Quick Purchase Orders | X | X | X |
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| X |
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Void Work Order Lines Order Non-file Parts | X | X | X | X | X |
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